Zo zeg je 'nee' op je werk zonder je schuldig te voelen

Zeg jij regelmatig ‘ja’ op een verzoek van je collega of manager omdat je geen ‘nee’ durft te zeggen? Vaak doen we dit omdat we aardig gevonden willen worden of collegiaal willen zijn. Toch is het niet altijd handig om ‘ja’ te zeggen, want voor je het weet kom je om in het werk.

Het goede nieuws? Je kunt professioneel ‘nee’ zeggen zonder dat je arrogant, onbehulpzaam of ongemotiveerd overkomt. In deze blog geven we je praktische tips om op een tactische en zelfverzekerde manier ‘nee’ te leren zeggen.

Waarom we graag ‘ja’ zeggen

Wanneer je ‘ja’ zegt op verzoeken omdat je iemand graag helpt of het gewoon leuk vindt om te helpen, is daar natuurlijk niets mis mee. Sterker nog, het blijkt dat de ‘gevers’ in een team ervoor zorgen dat de organisatie er beter van wordt. Zij dragen het meeste bij en vragen vaak aan collega’s of ze iets voor hen kunnen doen.

De valkuil?

Door behulpzaamheid loop je het meeste risico op een overvolle agenda, stress en zelfs burn-out. Te veel ‘ja’ zeggen kan ertoe leiden dat je:

• Te weinig tijd overhoudt voor je eigen werk
• Overwerkt raakt en sneller fouten maakt
• Onbedoeld anderen laat wennen aan het feit dat jij altijd beschikbaar bent

Daarnaast is er nog een scenario waarin ‘ja’ zeggen eigenlijk niet handig is. Vaak zeggen we namelijk ‘ja’ vanuit de menselijke behoefte om aardig gevonden te worden. Weet je van jezelf dat je een people pleaser bent, dan vind je het waarschijnlijk erg moeilijk om ‘nee’ te zeggen wanneer je collega om jouw hulp vraagt. Ook redenen als graag jezelf willen laten zien en bewijzen of het vermijden van conflicten kunnen aan de grondslag liggen om altijd maar ‘ja’ te zeggen.

Zou je willen leren om wat vaker ‘nee’ te zeggen, maar wel op een tactvolle, diplomatieke en duidelijke manier? Download het e-book Ik zeg toch nee!

5 Tactische manieren om professioneel ‘nee’ te zeggen

1. Weet wat je grenzen zijn

Het begint allemaal met weten wat je grens is en je daar aan houden. Zit je dag of week al vol gepland? Dan weet je een nieuwe hulpvraag moet wachten. Draai er niet omheen met warrig of verzachtend taalgebruik. Je moet kunnen zeggen ‘nee, dat kan ik niet voor je doen’.

Breekt het zweet je alleen bij het lezen hiervan al uit? Realiseer je dan dat je geen normen en grenzen kunt stellen zonder spanning, maar dat een goede werkrelatie bestand is tegen gepaste druk. Je houden aan je eigen grenzen is misschien nog wel het belangrijkste.

Hoe zeg je dat?

“Nee, ik kan dit nu niet voor je doen.”

“Mijn agenda zit nu vol, maar ik kan volgende week tijd voor je maken.”

Het is heel verleidelijk om bij reacties als ‘Ah kom op, dat kun je toch wel?’ te zwichten en alsnog ‘ja’ te zeggen. Herhaal rustig je antwoord waarbij je bij je standpunt blijft: ‘Nee, ik kan dat nu niet voor je doen’. Het is hierbij ineffectief om in de verdediging te schieten (‘Ja, dat kan ik wel, maar…) dus blijf vooral helder en duidelijk in je antwoord.

2. Erken en waardeer het verzoek

Iemand heeft jouw hulp gevraagd omdat diegene denkt dat jij de juiste persoon bent om te helpen. Dat is belangrijk om terug te geven, vooral wanneer je in de toekomst wél wilt helpen. ‘

Beter zo:

“Nee, dat kan ik niet doen, maar ik vind het fijn dat je aan mij denkt.”

Maar let op: wanneer je jouw reactie begint met een dergelijk compliment, voelt de ander de ‘maar’ al van ver aankomen. Je compliment zal dan ook veel krachtiger overkomen wanneer je het aan het eind toevoegt. Merk zelf het verschil tussen

‘Wat fijn dat je aan me denkt, maar ik ga dit niet doen’

en

‘Nee, dat kan ik niet voor je doen. Maar ik vind het heel fijn dat je aan me denkt’.

3. Help bij het vinden van een oplossing

Als je op dit moment niet kunt helpen of kunt ingaan op het verzoek van je collega, kun je nog steeds behulpzaam zijn. Door actief mee te denken en met je volle aandacht bij de ander te zijn versterk je de samenwerking. Zoek samen een alternatief door bijvoorbeeld te kijken of er een andere collega is die zou kunnen helpen bij de hulpvraag

Hoe doe je dat?

“Misschien kan Peter je hierbij helpen?”

“Ik weet dat Laura hier goed in is, misschien kun je haar vragen?”

Wil je zelf wel helpen, maar heb je er simpelweg op dit moment geen tijd voor, dan kun je als alternatief aanbieden om op een later moment te helpen.

‘Kan ik je hier volgende week ook nog bij helpen? Dan heb ik meer tijd.’

4. Laat zien dat je de ander wilt helpen

Zeker bij een teleurgestelde reactie van je collega is het soms goed om te benoemen dat je het ook niet fijn vindt om ‘nee’ te zeggen.

‘Ik had graag ja gezegd’.

Ben je samen op zoek gegaan naar een oplossing of alternatief, dan kun je aanvullend nog iets zeggen over het proces.

‘Hebben we samen een goede oplossing kunnen vinden?’ of ‘Kun je op deze manier verder?’

Vind je het echt heel moeilijk om ‘nee’ te zeggen tegen je collega of manager, dan kun je hier ook mee beginnen in je reactie.

‘Ik vind het vervelend om nee te zeggen’ of ‘Ik vind het lastig om je nu niet te kunnen helpen’.

Maak het jezelf makkelijker om nee te zeggen

Ondanks deze tips kan ‘nee’ durven zeggen op je werk een uitdaging blijven, vooral als je een pleaser bent. In dat geval kun je het jezelf gemakkelijker maken om ‘nee’ te zeggen door te beginnen met het plannen van je eigen tijd en prioriteit te geven aan je eigen werkzaamheden.

Plan voor elke week je taken, zodat je een goed overzicht hebt van hoeveel ruimte je over hebt voor hulpvragen of ad-hoc projecten. En onthoud dat anderen helpen niet altijd hoeft te betekenen dat je een groots gebaar maakt of al het werk uit handen neemt.

Adam Grant, succesvol ondernemer, heeft hiervoor een gouden tip: de 5-minuten gunst. Het kost bijvoorbeeld maar een paar minuten om twee mensen aan elkaar te introduceren die elkaars hulp goed kunnen gebruiken. Of beantwoordt kort een paar vragen om iemand op weg te helpen, feedback te geven of jouw visie te delen.

Zoals hij zelf zegt: “Je hoeft alleen maar een manier te vinden om met een kleine moeite een grote waarde toe te voegen aan het leven van een ander.”

Verplaats je in je collega voor een snellere oplossing

Wat ook kan helpen om je collega op een snelle manier te helpen, is door je te verplaatsen in hem of haar. Ga even in de schoenen van je collega staan en probeer eerst duidelijk te krijgen wat er aan de hand is. Zo kom je veel sneller tot een oplossing en bespaar je jezelf een heleboel tijd.

Vragen die je jezelf en aan je collega kunt stellen zijn: Waarom vraagt je collega dit van je? Welk doel wil hij of zij graag behalen? Wat zou er gebeuren als je niet kunt helpen?

Het kan zomaar zijn dat de vraag veel beter bij een andere collega past of dat er helemaal geen tijdsdruk is voor de hulpvraag.

Hulp vragen en ontvangen is oké

Wist je dat ruim 70% van de professionals aangeeft in een cultuur te werken waar het oké is om hulp te vragen, maar dat slechts minder dan een derde dit daadwerkelijk doet?

Bedenk dus dat wanneer iemand naar je toekomt om hulp te vragen, zij ook misschien een drempel over moeten hebben gaan. Ook zij kunnen worstelen met de gedachte om niet incompetent over te willen komen of willen ze een ander niet belasten.

Maar als niemand ooit om hulp vraagt, hou je alleen maar een heleboel gefrustreerde collega’s over die eigenlijk graag willen bijdragen.

De meest succesvolle gevers binnen een organisatie erkennen dat het ook oké is om hulp te ontvangen.

Schroom dus niet om zelf ook om hulp te vragen! Vaak zijn anderen veel meer bereid om je te helpen dan je zou denken.

Steeds beter worden in nee zeggen zonder schuldgevoel

Uiteindelijk gaat het allemaal om de balans. Weet dat het oké is om ambitieus achter je eigen doelen aan te jagen, net zo goed als andere mensen willen helpen. Dat je jezelf kunt beschermen voor stress en je eigen grenzen weet te bewaken door af en toe ‘nee’ te zeggen.

Zo veranderen we langzaam de definitie van succes. Succes komt niet door de competitie met je collega te winnen, maar te herkennen waar en wanneer jij een bijdrage kunt doen in het proces.